En realidad, las bases para conseguir que el teletrabajo funcione son las mismas que las del trabajo in situ: acceder a las herramientas de trabajo desde cualquier sitio, poder coordinarse con el equipo y asegurar una buena comunicación entre todos los integrantes.
La cuestión es cómo conseguir que esto ocurra a distancia con la mayor eficacia posible.
De la noche a la mañana, esta forma de trabajo se ha convertido en necesidad para la mayoría de las empresas. Y hay urgencia por adaptarse a ella. Sin embargo, la misma estrategia que ahora se convierte en una obligación, es una forma de trabajar totalmente viable para el puesto presencial en la oficina.
Muchas empresas y profesionales han podido adaptarse en un abrir y cerrar de ojos gracias a llevar años trabajando con un servicio de Google, del que te hablaremos en este artículo. Conocer bien sus funciones aportará muchas ventajas a tu empresa, en estos momentos pero también durante todo el año.
Google G Suite (antes conocido como Google Apps for Business) es un servicio para profesionales y PYMEs. Su uso es muy sencillo pero seguro a la vez. Gracias a un encriptado y autenticación eficaz, tus datos están bajo llave.
Incluye varias herramientas online que permiten migrar todo tu trabajo a la nube:
- Gmail. Es más que un proveedor de correo personal. Una de las principales virtudes a nivel corporativo es que se puede personalizar el dominio. Es más, permite alias ilimitados de un mismo usuario. Por ejemplo, tu empresa puede disponer de produccion@nombreempresa.es, contabilidad@nombreempresa.es, etc., que llegarían a la misma bandeja pagando una cuenta solamente, si así lo deseas.
Te ayuda porque: Como gestor de correo, es una aplicación potente gracias a las diversas bandejas de entrada, etiquetado de mensaje, seguimiento de recordatorios, etc. Además, ofrece la ventaja de que la mayoría de usuarios profesionales saben utilizarlo porque ya lo conocen como correo personal.
- Hangouts, una aplicación de mensajería instantánea (chats), que facilita la comunicación rápida entre los integrantes del equipo. Se pueden crear grupos, chatear en multidispositivo (ordenador de sobremesa a móvil, por ejemplo) o realizar videoconferencias, entre otras funciones.
Te ayuda porque: Colaborar en la distancia no es un impedimento para que exista un buen flujo de comunicación y los proyectos compartidos no pierdan fuerza.
- Google Drive. Es la nube donde almacenar todo tipo de archivos. Accesible desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Permite compartir su contenido con otros usuarios de la propia nube o tenerlos en modo privado. En adición, existe la función de envío por correo electrónico.
Te ayuda porque: Incluso si hay un problema con tu ordenador, un robo de material o una crisis sanitaria que te impida salir de casa, siempre vas a tener acceso a tus ficheros.
- Paquete de Office. Google Docs, Google Sheets, Google Slides, etc. Con G Suite no necesitas invertir en la compra de software de oficina adicional. Tienes integrado procesador de textos, hojas de cálculo, presentación de diapositivas y otras herramientas, que puedes utilizar directamente desde el navegador o con las aplicaciones para dispositivos móviles. Igualmente, se pueden exportar a un sinfín de formatos compatibles con otros programas. Todas las versiones quedan guardadas automáticamente, lo que evita muchos errores o pérdida de información. Y estas herramientas están preparadas para que diferentes usuarios puedan trabajar simultáneamente en el mismo fichero.
Te ayuda porque: En lugar de pensar en la nube como un simple lugar de almacenamiento, G Suite permite que sea tu lugar de trabajo. Trabajar en modo colaborativo es ideal para no hacer circular infinitas versiones de un archivo (¿te suenan los archivo tipo version-definitiva_ok2_revisada3_estavezsi.docx?). Con los archivos en cloud todos acceden a un archivo único y visualizan las modificaciones en tiempo real. Además, nunca tendrás problema de compatibilidad a la hora de recibir o enviar un archivo.
- Google Calendar. Consiste en una agenda o calendario donde se pueden programar todo tipo de eventos y recordatorios. Se pueden crear calendarios múltiples para que todos los usuarios (o aquellos miembros de un proyecto en particular) tengan acceso a la información. Pero también funciona en modo privado, de manera que convivan todos los calendarios.
Te ayuda porque: Al teletrabajar la organización es, si cabe, aún más importante, y será la base de tu negocio. Existirá confirmación de los trabajadores que están al tanto de la información. Aprovechando las herramientas de Calendar podrás cumplir con todas las fechas de entrega con éxito.
Estas son las principales funciones del paquete G Suite, pero aún existen más aplicaciones que facilitan las diferentes tareas para tu empresa. Como dijimos al principio, se trata de herramientas desarrolladas pensando en trabajar sin barreras, pero se utilizan perfectamente también cuando el trabajo se limita a lo presencial.
Tú también puedes teletrabajar con éxito y conseguir que nada detenga la actividad de tu negocio. Salta a la nube de la mano de QualityStudio. La implementación de G Suite en tu oficina, te ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
